Какие подотчетные документы не вызовут претензий налоговиков. Статья из журнала ГЛАВНАЯ КНИГА актуальна на 5 октября 2. Содержание журнала. Мартынюк, Е. А. Шаронова. Подотчет и наличные расходы. Из заданных вопросов видно, что бухгалтеров интересуют как вечнозеленые темы в частности, отношение налоговиков к выдаче под отчет сверхлимитной выручки, так и специфические например, составление авансовых отчетов при оплате билетов для командированных с личной карты директора. Если сотрудник оплатил билет через Интернет, то ни кассового чека. Подотчетник может и сам отчитаться за билеты, купленные для него директором. Предлагаем вашему вниманию ответы на наиболее интересные вопросы участников конференции. Сверхлимитную выручку можно выдавать под отчет хоть каждый день. О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье. Расчеты по дебетовой карте с подотчетными лицами. Современные. Что делать, если работник получил деньги по безналу, а оплатил наличными Сотрудник с помощью карты оплачивает товары и услуги, а также может. Расходы организации через зарплатную карту сотрудника. Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или. D0%98%D0%BD%D1%82%D0%B5%D1%80%D1%84%D0%B5%D0%B9%D1%81-%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D1%8B-1%D0%A1.jpg' alt='Подотчетник Оплачивал С Карты' title='Подотчетник Оплачивал С Карты' />Участник victor. Очень часто бывает, что в конце дня, когда инкассация уже прошла, превышен лимит кассы. Банк лимит повышает неохотно. Так как деньги сдать некому, мы выдаем их директору в подотчет, а утром он якобы вносит их обратно. Как налоговики относятся к таким операциям С начала этого года вам не нужно решение банка для увеличения лимита. Теперь лимит вы устанавливаете для себя сами по определенной ЦБ формулеп. Положению ЦБ от 1. Эта формула позволяет установить лимит исходя из самой большой дневной выручки, которая у вас когда либо была. А в случае ее увеличения  изменять лимит так часто, как это необходимо,  хоть каждый день. Относительно выдачи денег под отчет можно сказать следующее даже если будет очевидно, что вы их выдаете только для того, чтобы не оставлять в кассе и не сдавать в банк наличные сверх лимита, то при правильном оформлении документов проверяющие не смогут предъявить вам никаких претензий. Картка Обліку Шин Бланк здесь. Сумма, которая может быть выдана под отчет, не ограничена, частота выдачи  тоже. Главное, чтобы директор регулярно за деньги отчитывался и получал под отчет новую сумму только после того, как будет оформлен возврат предыдущей. Таким образом, формально все правила будут выполнены. Если работник тратит свои деньги, а потом получает возмещение от организации  это не подотчет. Участник Kontra. В организации за подотчетные средства принято отчитываться через 3. Но работнику подотчетные деньги не выдавались, он приобретал материалы за свой счет. В сданном авансовом отчете например, на 3. Какова позиция налоговых органов по поводу того, что работник временно спонсирует организацию Имеем ли мы право принимать чеки более ранних периодов, чем месяц сдачи отчетаЕсть ли нормативные документы, регламентирующие максимально возможный срок принятия чека Минфин еще в 2. Если директор решит их возместить, то тем самым одобрит сделку по приобретению материалов от имени компаниист. ГК РФ. Обратите внимание возмещение расходов  это не выдача денег под отчет. Поэтому установленный для подотчетных денег срок тут не важен. А срок, в течение которого работник может обратиться за возмещением, ничем не ограничен. Для получения денег работник должен написать заявление о возмещении его затрат и приложить все подтверждающие их документы. Затем директор утвердит заявление и подпишет РКО, по которому кассир и выдаст деньги. Авансовый отчет составлять не обязательно, но, если вам так удобнее, работник может отчитаться, составив именно авансовый отчет. Работник отчитался за подотчетные деньги позже срока Матвыгоду считать не надо Участник Tatiana. Какова сейчас позиция налоговых органов по вопросу возникновения базы по НДФЛ в виде материальной выгоды, если работник вовремя не отчитывается за выданные ему деньги Если работник отчитался за выданные ему под отчет деньги позже установленного руководителем срока, у организации нет обязанности определять материальную выгоду и исчислять с нее НДФЛ. Ведь случаи, когда у работника появляется доход в виде материальной выгоды, четко сформулированы в ст. И рассматриваемая ситуация там не упомянута. Расценивать же полученные деньги как заемные нет никаких оснований. С этим согласен и сотрудник ФНС России. ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВКУДИЯРОВА Елена Николаевна. Советник государственной гражданской службы РФ 3 классаДеньги, которые работник получает под отчет, не признаются выплатой в его пользу, поскольку работник получил их, чтобы оплатить какие либо расходы в пользу организации. При этом должно быть документально подтверждено целевое расходование подотчетных сумм. Следовательно, полученные под отчет деньги, по которым работник впоследствии отчитался пусть и с опозданием, не являются объектом налогообложения по НДФЛ. Материальной выгоды здесь нет. Сотрудник, купивший билеты для себя и напарника, может отчитаться за двоих. Участник Климентьева. Подотчетное лицо рядовой сотрудник приобрело билеты для себя и своего коллеги. Кто должен отчитываться за эти билеты Как за командировку должен отчитываться сотрудник, для которого приобрели билеты Какие документы должны быть представлены, если билеты оплачивались по безналу через Интернет с карточки сотрудника Если сотрудник оплатил билет через Интернет, то ни кассового чека, ни документа, подтверждающего оплату картой, у него не будет. Но они и не нужны. При авиаперелете вполне достаточно маршрутквитанции и посадочного талона. Письма Минфина от 2. При поездке на поезде достаточно приложить к авансовому отчету электронный билет. При покупке билета на сайте РЖД его можно распечатать в любой момент. Эти документы подтверждают факт не только самой поездки, но и оплаты билета. Письмо Минфина от 0. Приказа Минтранса от 0. Приказа Минтранса от 3. А потом сам собирает наличные с сотрудников  и каждый за себя отчитывается. Причем до начала командировки денег бухгалтерия никому не выдает. Как составлять авансовые отчеты в этом случае Строго говоря, описанная вами ситуация  не совсем правильная. При направлении работника в командировку организация должна выдать ему аванс на приобретение билетов, оплату гостиницы и так далее. Либо организация может заранее приобрести для работника билеты и оплатить гостиницу, выдав ему на руки только суточные. Это закреплено в Положении об особенностях направления работников в служебные командировкиутв. Постановлением Правительства от 1. И затем получить от организации по расходному кассовому ордеру или по безналу деньги в возмещение расходов. А у вас получается так, что все сотрудники, направленные в командировку, сами оплатили свои билеты из личных средств, передав деньги директору. Поэтому в вашем случае lt если из электронного билета маршрутквитанции видно, чьей банковской картой он оплачен, то работники для подтверждения своих расходов и получения денег от организации должны приложить к заявлению на возмещение расходов по командировке билет расписку директора о том, что он получил от конкретного сотрудника деньги за этот билет. Как видим, это существенно усложняет документооборот lt если из электронного билета маршрутквитанции не видно, с чьей банковской карты были списаны деньги, то каждый из работников может приложить к своему заявлению о возмещении расходов только этот билет маршрутквитанцию. И никаких расписок от директора не потребуется. Другие статьи журнала ГЛАВНАЯ КНИГА на тему Документооборот 2. Риски внедоговорной поставки если договор и накладная не дружат,. Учитываем расходы на уничтожение документов,. Шесть непростых ситуаций, связанных с подотчетными суммами Бухгалтерия Онлайн. В компаниях, где много подотчетных лиц, бухгалтеры неминуемо сталкиваются с различными неординарными ситуациями. К сожалению, в нормативных документах оговорены далеко не все нюансы, и зачастую нелегко понять, как действовать в том или ином случае. В настоящей статье рассмотрены сложные ситуации и возможные пути их разрешения. Ситуация первая компания перечисляет подотчетные средства на пластиковые карты работников. Запрета на подобные действия в законодательстве нет, и ответственность не предусмотрена. Применить статью 1. Ко. АП РФ, где говорится о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, здесь нельзя. Дело в том, что перечень таких нарушений ограничен, и в него входят лишь расчеты наличными сверх лимита, неоприходование денег в кассу, несоблюдение порядка хранения свободной наличности и превышение лимита кассы. О переводе подотчетных сумм на пластиковую карту работника в статье 1. Ко. АП РФ нет ни слова. Однако, на практике многие банки отказываются перечислять подотчетные деньги с расчетного счета компании на зарплатные счета работников. В качестве обоснования приводят пункты 1. Порядка ведения кассовых операций, в которых упоминается лишь наличная форма выдачи средств под отчет. Еще один аргумент банкиров  письмо ЦБ РФ от 1. Такие средства иногда разрешают переводить на карту, поскольку Центробанк допускает подобный вариант. Главное, чтобы он был прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании письмо ЦБ РФ от 2. Такие счета принадлежат предприятию. Следовательно, и деньги, которые на них находятся,  это собственность организации, а не работника. В такой ситуации от банка потребуется лишь переместить деньги с одного счета организации на другой. Затем сотрудник снимет деньги, потратит их, и предоставит в бухгалтерию авансовый отчет в обычном порядке. Ситуация вторая на счете 7. Расчеты с подотчетными лицами образовалось кредитовое сальдо. Бывает, что в кассе компании не хватает денег, чтобы выдать под отчет. При этом сотрудник чаще всего руководитель приобретает товары или оплачивает услуги для организации из личных средств. После чего оформляет авансовый отчет и сдает на предприятие. Бухгалтер в свою очередь делает проводку по кредиту счета 7. Задолженность будет числиться до тех пор, пока в кассе не появится наличность, и кассир не возместит затраченные средства. Иногда кредитовое сальдо по счету 7. В этой ситуации нет ничего, что противоречило бы закону. По сути, покупка из личных средств  это частный случай перерасхода подотчетной суммы, а он предусмотрен в бланке авансового отчета. Там есть специальное поле для реквизитов расходника, оформленного при возмещении сотруднику перерасходованных денег. Логика такова раз допустимо частично оплатить товар из личных средств, то не возбраняется и полностью расплатиться собственными деньгами. Правда, могут возникнуть сложности при учете товаров и услуг, приобретенных за деньги работника. Не исключено, что налоговики станут утверждать, будто данная продукция или услуга не принадлежит компании. Поэтому нельзя включить ее стоимость в расходы и принять к вычету НДС. На практике многие главбухи пытаются избежать кредитового сальдо по счету 7. Для этого действуют одним из двух способов. Первый способ  оформление договора беспроцентного займа, по которому работник якобы дает предприятию в долг некую сумму денег. Бухгалтерия приходует их в кассу, после чего выдает этому же сотруднику под отчет. Он расходует средства, сдает авансовый отчет, и взаиморасчеты с ним как с подотчетником выходят в ноль. При этом за компанией остается долг, но не перед подотчетным лицом, а перед заимодавцем. Второй способ заключается в том, чтобы перекупить у работника товары или услуги, которые он приобрел за свои деньги. И в этом случае за организацией числится долг, но не перед подотчетным лицом, а перед поставщиком. У обоих методов есть свои недостатки. В первом случае инспекторы, возможно, расценят, что компания получила облагаемый доход в виде незаплаченных процентов по кредиту. Во втором случае могут придраться к работнику продавцу и начислить ему НДФЛ с выручки. Мы считаем, что разумнее отражать данные операции такими, какие они есть, то есть по счету 7. Но не помешает перестраховаться, и в начале года издать приказ, разрешающий закупки из собственных средств работников. А подтверждающие документы оформлять не на физическое лицо, а на предприятие. Ситуация третья необходимо выдать средства под отчет человеку, не состоящему в штате компании. Если речь идет о сотруднике другого филиала, то можно без проблем выдавать ему деньги под отчет. Ведь хотя он и не является работником данного подразделения, но трудится в той же организации. К тому же в пункте 1. Порядка ведения кассовых операций четко сказано, что подотчетные суммы выдаются, в числе прочего, на расходы подразделений, включая филиалы без собственного баланса. Сложнее обстоит дело, когда нужно оформить подотчетные средства на человека, не работающего в компании. Как правило, это учредитель, который собирается оплатить счета предприятия, отнести наличную выручку в банк и т д. Поскольку он не состоит в штате, то не может выступать в роли подотчетного лица. Значит, бухгалтер должен найти другое основание для выдачи наличных. По нашему мнению, в данной ситуации неплохим вариантом станет договор безвозмездного поручения. В нем следует прописать, что организация поручает учредителю совершить какие либо действия на благо компании. Учредитель не взимает платы, но обязуется отчитаться за потраченные средства. Номер и дату договора кассир проставляет в расходном ордере, оформленном в момент выдачи денег. На первый взгляд, такой способ выглядит довольно рискованно. Виной тому термин безвозмездно, к которому налоговики традиционно относятся с большим подозрением. Однако, причины для серьезных опасений нет. Во первых, в случае с учредителем безвозмездность вполне оправдана, ведь он  лицо заинтересованное. Во вторых, чтобы доказать сокрытие налогов инспекторам придется привести данные о рыночных ценах на аналогичные услуги. Сделать это будет нелегко, так как услуги эти весьма специфические. Кроме того, арбитражная практика показывает, что подавляющее большинство споров по рыночным ценам решаются не в пользу ИФНС. Ситуация четвертая из за большого количества подотчетных лиц удобнее оформлять авансовые отчеты раз в месяц. В организациях, где деньги под отчет выдаются ежедневно, а число подотчетных лиц велико, бухгалтерам приходится оформлять и проверять огромное количество бумаг. Чтобы облегчить себе жизнь, некоторые предприятия поступают так выдают деньги в течение месяца, а в конце принимают один отчет по всем суммам за этот месяц. Формально такой подход является нарушением, поскольку подотчетные средства можно выдавать только после полного отчета по ранее выданному авансу п. Порядка ведения кассовых операций. Правда, штраф не предусмотрен, а статья 1. Ко. АП РФ тут не применима. Да и на практике проблем, как правило, не возникает. Главное, чтобы соблюдалось условие сотрудник обязан отчитаться не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги. Чтобы выполнить это условие, компании устанавливают соответствующий срок равным, например, 3. Тогда даже в случае, когда работник получает средства в первый день месяца, а отчитывается в последний, он укладывается во временные рамки.